Privatlivspolitik for medarbejdere

1. Baggrund og formål

Når du er ansat i et selskab, der er en del af Birch Ejendomme, vil vi løbende behandle forskellige personoplysninger om dig som led i dit ansættelsesforhold. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om en række forhold i relation til behandling af personoplysninger om dig.

Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dine personaleforhold i forbindelse med ansættelsesforholdets forløb og ophør.

2. Dataansvar

Det Birch-selskab, du er ansat i, er dataansvarlig for den behandling af dine personoplysninger, som sker i forbindelse med administration af dit ansættelsesforhold.

Vores administrationsselskab, Birch Byg Holding A/S, behandler som databehandler dine personoplysninger på vegne af det Birch-selskab, du er ansat i.

Du finder kontaktoplysninger under punkt 9 nedenfor.

3. Behandling af dine personoplysninger

3.1 Almindelig personaleadministration mv.

Når du bliver ansat, opretter vi en personalesag. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv. Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit fulde navn, bankkonto, privatadresse, privat- og arbejdstelefonnumre og privat- og arbejds-e-mailadresser. Derudover behandler vi oplysninger om dit personnummer når vi bl.a. anviser din løn eller indberetter dine lønoplysninger til SKAT mv.

Vi registrerer desuden din stillingsbetegnelse, oplysninger om bl.a. arbejdsopgaver, arbejdstider, oplysninger om din uddannelse og tidligere ansættelse/arbejdspladser, om den efteruddannelse, du måtte have taget, om du har haft orlov eller andet fravær og om din anciennitet. Der registreres også oplysninger om andre tjenstlige forhold, herunder referater af medarbejderudviklingssamtaler (MUS), advarsler eller påtaler. Endvidere behandles oplysninger om fravær, herunder hvorvidt du er fraværende som følge af sygdom eller barns sygdom.

3.2 Helbredsoplysninger

Der kan i forbindelse med din ansættelse også registreres oplysninger fra sygefraværssamtaler, lægeerklæringer, mulighedserklæringer samt anden dokumentation for sygdom. I det omfang der behandles helbredsoplysninger, sker dette fordi det er nødvendigt for at iagttage de forpligtelser mv., som enten følger eller udspringer af lovgivningen og/eller vores arbejdsretlige forpligtelser i øvrigt.

3.3 Arbejdsskader

Hvis du kommer ud for en arbejdsskade, er vi forpligtede til at dokumentere skaden med henblik på at kunne foretage anmeldelse til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. Anmeldelsen indebærer en videregivelse af oplysninger om dit personnummer og dit ansættelsesforhold og ansættelsessted, herunder ansættelsesdato, årlig indtægt, fraværsdage, stillingsbetegnelse og erhvervsmæssig status, samt oplysning om den skade som du har lidt. Oplysninger om skaden kan indebære en videregivelse af dine helbredsoplysninger.

3.4 Performance

Vi registrerer bl.a. oplysninger om dine arbejdsopgaver og dit tidsforbrug. Disse oplysninger bruger vi til at vurdere din performance samt administrere vores medarbejderressourcer bedst muligt. 

3.5 Pårørende

Vi registrerer også de oplysninger om nærmeste pårørende, du har givet os, for at vi kan give besked, hvis du bliver syg eller kommer ud for et uheld.

3.6 Ferie

Vi registrerer dit forbrug af feriedage, særlige feriedage og omsorgsdage. Hvis du ikke har ret til ferie med løn, informerer vi vores lønadministrator om dine feriedage, så du kan blive trukket i løn.

Hvis du laver en aftale med os om at få overført feriedage til det følgende ferieår, og der er knyttet feriegodtgørelse til ferien, informerer vi FerieKonto om vores aftale med dig.

3.7 Graviditet og barsel mv.

I overensstemmelse med graviditets-, barsels-, fædre- og forældreorlovsreglerne registrerer vi oplysninger om forventet fødselstidspunkt, selve fødselsdatoen og orlovsperioder mv. I den forbindelse behandler vi – som dokumentation for den forventede fødselsdato/terminsdato – kopi af vandrejournalen eller en attest fra lægen, der angiver datoen for forventet fødsel. Vi videregiver endvidere oplysninger om fødsel og orlov til Udbetaling Danmark til brug for modtagelse af barselsdagpenge mv. Dette gælder i relation til alle de nævnte typer orlov.

3.8 Skat og ATP

Vi modtager dine skatteoplysninger direkte fra SKAT. Hvis der sker ændringer i dit skattekort, bliver vi automatisk underrettet. Hver måned overføres A-skat og arbejdsmarkedsbidrag til SKAT via Proløn. Samtidig får SKAT en række oplysninger om dig, herunder navn, adresse, personnummer, ansættelsessted og din bruttoløn. SKAT får også oplyst, hvad du samlet har tjent i årets løb, ligesom SKAT modtager oplysninger om din pension.

Også indbetalingen af månedlige bidrag til Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) foregår via lønsystemet. SKAT får hvert år oplyst, hvor meget du har betalt til ATP.

3.9 Billeder mv.

Vi anvender billeder og videooptagelser af dig på vores hjemmeside og andre platforme i det omfang vi har fået tilladelse hertil af dig.]. Billeder og video kan blandt blive brugt i forbindelse med markedsføring af Birch Ejendomme og for at give kunder og andre interesserede et større indblik i Birch Ejendommes virksomhed. Der henvises i denne forbindelse til den samtykkeerklæring, som du måtte have fået udleveret og underskrevet.

3.10 Fratræden

I forbindelse med din fratræden – eller skridt foretaget forud herfor – registreres oplysninger om ophør af ansættelse, herunder eventuelt opsigelse, afskedigelse eller bortvisning og relevante forhold i forbindelse hermed – fx baggrunden for, at du ikke længere skal være eller er ansat hos os.

Registreringen sker bl.a. på baggrund af vores retlige forpligtelser, herunder så vi kan oplyse om årsagen til en afskedigelse, ligesom det kan være nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

3.11 Logning og overvågning

Vi logger oplysninger om din brug af vores IT-systemer. Vi logger disse oplysninger af sikkerhedsmæssige årsager samt for at kunne foretage nærmere undersøgelser ved mistanke om misbrug, herunder ulovlig adfærd i strid med vores interne retningslinjer.

3.12 Tv-overvågning

Det er markeret med skiltning de steder, hvor vi har opsat tv-overvågning/kameraerne er placeret. Formålet med tv-overvågningen er at forebygge og opklare kriminalitet, hvilket er den legitime interesse vi forfølger med tv-overvågningen.

Særligt hvad angår tv-overvågning, er vores administrationsselskab, Birch Byg Holding A/S, dataansvarlig herfor. Se kontaktoplysninger under pkt. 9 nedenfor.

4. Retsgrundlag

Du kan i skemaet nedenfor se de retsgrundlag, som vores behandling af dine personoplysninger hviler på. I skemaet er angivet retsgrundlagene for de enkelte situationer, som er gennemgået under punkt 3 ovenfor.

Formål	Retsgrundlag
Personaleadministration mv. (se punkt 3.1)	Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde den ansættelseskontrakt, du har indgået med dig). Vi behandler oplysninger om dit personnummer (CPR-nummer), fordi vi efter skattelovgivningen er forpligtede til at bruge dette i forbindelse med lønudbetaling og indberetning til SKAT. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
Helbredsoplysninger (se punkt 3.2)	Vi behandler disse oplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan anden lovgivning er bl.a. bestemmelserne i kapitel 19 i sygedagpengeloven eller helbredsoplysningsloven.
Arbejdsskader (se punkt 3.3)	Behandlingen er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i arbejdsskadesikringsloven. Retsgrundlaget for behandling af dit personnummer er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
Performance (se punkt 3.4)	Behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge den legitime interesse, der består i at administrere vores medarbejderressourcer bedst muligt.
Pårørende (se punkt 3.5)	Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge den legitime interesse, at vi kan kontakte dine pårørende, hvis det skulle blive nødvendigt, fx hvis du bliver syg mv., mens du er på arbejde.
Ferie (se punkt 3.6)	Behandlingen er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i ferieloven. Videregivelsen til FerieKonto er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i ferieloven.
Graviditet og barsel (se punkt 3.7)	Behandlingen er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan anden lovgivning er bl.a. bestemmelserne i kap. 10 i lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel.
Skat og ATP (se punkt 3.8)	Behandlingen er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv., eller forfølge en legitim interesse der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan anden lovgivning er bl.a. bestemmelserne i lov om arbejdsmarkedsbidrag og kildeskattelovens afsnit V. Vi behandler oplysninger om dit personnummer (CPR-nummer), fordi vi efter skattelovgivningen er forpligtede til at bruge dette i forbindelse med lønudbetaling og indberetning til SKAT. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
Billeder (se punkt 3.9)	Retsgrundlaget er det samtykke, du har givet efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Fratræden (se punkt 3.10)	Behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge de legitime interesser, der bl.a. består i at kunne tage skridt til eller oplyse om årsagen til en afskedigelse, ligesom det kan være nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis oplysninger relateret til din fratræden involverer behandlingen af oplysninger om fx helbredsoplysninger, strafbare forhold eller oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. artikel 9, stk. 2, litra f (som følge af at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, hvilket også er vores legitime interesse i at behandle sådanne oplysninger). Derudover kan behandlingen være nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan lovgivning kan fx være bestemmelserne i funktionærloven.
Logning og overvågning (se punkt 3.11)	Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger de legitime interesser, der er nævnt under punkt 3.11.
TV-overvågning (se punkt 3.12)	Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (for så vidt angår optagelser af genkendelige personer, der befinder sig de steder, hvor der er opsat kameraer). Skulle optagelserne vise personer, der udøver strafbare forhold (fx optagelser af genkendelige personer, der begår tyveri eller hærværk) er retsgrundlaget for vores behandling databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. punktum, eller databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f. Dette skyldes, at der enten forfølges en berettiget interesse, der klart overstiger hensynet til den registrerede (den person, der tv-overvåges), eller med henblik på at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

 

5. Modtagere af dine personoplysninger

5.1 Databehandlere og andre leverandører

Visse oplysninger overlades til vores administrationsselskab i forbindelse med vores lønadministration og overordnede personaleadministration.

Dine personoplysninger kan derudover videregives til vores leverandører i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx hosting og backup mv.), som vi får løst eksternt, samt ved oprettelse af arbejdsrelaterede brugerlicenser til vores it-programmer eller i forbindelse med, at du som led i din arbejdsfunktion skal kunne kontaktes af vores leverandører og samarbejdspartnere.

Dine personoplysninger kan også videregives til vores eksterne revisor, advokater eller andre rådgivere til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis vi har brug for revisionsmæssig eller juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges.

5.2 Offentlige myndigheder

I forbindelse med bl.a. lønadministration, lønrefusion, arbejdsskadesager mv. videregives nødvendige oplysninger til relevante offentlige myndigheder – fx til SKAT, kommuner, ATP, Udbetaling Danmark og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring.

Derudover kan vi videregive oplysninger om dig til vores arbejdsskadeforsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.

6. Opbevaring af dine personoplysninger

Som hovedregel vil dine personoplysninger blive opbevaret i en periode på op til 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor dit ansættelsesforhold er afsluttet, medmindre vi skal opbevare dine personoplysninger i en længere periode fx som dokumentation i forbindelse med en tvist.

Følsomme personoplysninger vil blive slettet, når de ikke længere er nødvendige til de formål, hvortil de behandles. Din e-mailkonto vil blive deaktiveret senest 12 måneder efter din fratræden.

7. Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte det Birch-selskab, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger som led i din ansættelse, på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor under afsnittet "Kontaktoplysninger".

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

8. Dine rettigheder og klagemuligheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.  Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte det Birch-selskab, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger som led i din ansættelse. Kontaktoplysninger fremgår nedenfor under pkt. 9. Dine rettigheder indebærer:

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

• Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

• Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

• Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

• Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du har som nævnt ret til at gøre indsigelse over vores behandling af dine personoplysninger, og du kan – hvis du fx ikke er enig i vores afgørelse i forhold til din indsigelse – klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet (se kontaktoplysninger via linket ovenfor).

Der henvises i øvrigt til vores øvrige politikker og retningslinjer, der tillige indeholder en beskrivelse af vores behandling af personoplysninger, herunder

• Samtykkeerklæring, brug billeder på hjemmeside m.v.
• Fortegnelse – Personaleadministration
• Fortegnelse – TV-overvågning
• IT-sikkerhedspolitik,
• Procedure for håndtering af sikkerhedsbrud
• Slettepolitk og oversigt over slettefrister,
• Retningslinjer for håndtering af de registreredes rettigheder
• Risikovurdering – Personaleadministration, og
• Privatlivspolitik for jobansøgere

9. Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, skal du kontakte Birch Byg Holding A/S som kan hjælpe dig på vegne af de enkelte Birch-selskaber.

Kontaktoplysningerne er følgende:

Birch Byg Holding A/S

Sortenborgvej 2

8600 Silkeborg

CVR-nr.: 39 58 03 49

Dataansvar

Det selskab, du er ansat i, er som nævnt dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Du kan finde det selskab, du er ansat i, her:

Birch GM Byg ApS

Sortenborgvej 2

8600 Silkeborg

CVR-nr.: 32 84 25 50

 

Birch GM Silkeborg ApS

Sortenborgvej 2

8600 Silkeborg

CVR-nr.: 38 66 27 75

 

Birch GM Ejendomme Holding ApS

Sortenborgvej 2

8600 Silkeborg

CVR-nr.: 35 82 89 90