Privatlivspolitik for lejere

Indledning                                                                                  

Som lejer (eller tilknyttet en lejer) hos et af Birch Ejendomme Holding ApS’ koncernforbundne selskaber (herefter samlet benævnt "Udlejer", "vi", "os", "vores") behandles dine personoplysninger og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler dine personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun de personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Dataansvarlig

Det enkelte selskab, som du (eller den lejer, du er tilknyttet) har indgået lejekontrakt med, er dataansvarlig for dine personoplysninger og sikrer at behandlingen af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Vores ejendomsadministrationsselskab behandler som databehandler dine personoplysninger på vegne af Udlejer. Hvis du har spørgsmål til Udlejers behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Birch Ejendomme via nedenstående kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Chief Legal Officer, Birch Ejendomme
Adresse: Sortenborgvej 2, 8600 Silkeborg
Telefonnr.: 89 20 72 00

Hvilke oplysninger indsamles, og hvad bruges de til?

I forbindelse med indgåelse af en lejeaftale registrerer vi de oplysninger, som du selv afgiver til os til brug for udarbejdelse af lejeaftalen mv. Vi indsamler disse oplysninger, for at kunne udarbejde lejekontrakten samt administrere og betjene dig som lejer, vurdere din økonomiske soliditet (kreditvurdering) samt for at overholde gældende lovgivning. Vi indsamler, behandler og opbevarer generelt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at servicere lejeaftalen med dig. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type personoplysninger vi skal indsamle, ligesom det kan være for at opfylde eller sikre en retstilstand.

Vi behandler følgende oplysninger:

1. Almindelige oplysninger:
   1. Kontaktoplysninger, navn, køn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse
   2. Bankkontonummer
   3. Civilstand
   4. Antal børn
   5. Indhentede oplysninger fra RKI-registeret
   6. Oplysninger om, og korrespondance vedrørende lejeforholdet
   7. Årsag til fraflytning, herunder dødsfald

2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
   1. CPR-nummer (personnummer)
   2. Helbredsoplysninger ift. tildeling af lejebolig, hvis denne fx skal indrettes som følge af handikap

Personoplysningerne behandles med hjemmel i persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016) samt databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018):

Almindelige oplysninger for at administrere lejeforholdet mv. behandles baseret på persondataforordningens

• artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at kunne udarbejde og opfylde lejekontrakten.
• artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger med henblik på at håndtere ansøgninger, kreditvurdere lejere, administrere lejeforholdet samt ophøret heraf, opkræve husleje og kunne kommunikere med personer, der er tilknyttet lejer, i forbindelse med fx vedligeholdelsesopgaver eller husordenssager.

Retsgrundlaget for vores behandling af helbredsoplysninger er samtykke, jf. persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Der henvises i denne forbindelse til den udleverede samtykkeerklæring.

Oplysninger indsamlet i forbindelse med overvågning på byggepladser

Med henblik på at forebygge kriminalitet og hærværk er der opsat TV-overvågning (uden lydoptagelse) på udvalgte offentlige steder på adressen, imedens byggeriet står på. De opsatte kameraer vil alene overvåge byggepladsen, og vil derfor ikke være rettet mod indflyttede lejemål, ligesom overvågningen ikke vil ske af gade, vej, plads eller lignende område, som benyttes til almindelig færdsel. Optagelserne videregives alene, hvis det følger af lov, eller hvis politiet anmoder om konkret materiale i forbindelse med opklaring af en forbrydelse.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger ved TV-overvågning (dvs. billedmaterialet, der viser hvem, der er optaget billeder af, hvornår) er persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne forebygge kriminalitet og hærværk. Skulle billederne afsløre strafbare forhold, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt.

Når byggeriet er færdiggjort, vil TV-overvågningen blive fjernet. Optagelser slettes som udgangspunkt efter 30 dage i henhold til TV-overvågningsloven.

Personnummer

I forbindelse med tilmelding til forsyningsvirksomheder har vi behov for at modtage og videregive dit personnummer til forsyningsvirksomhederne (vand, varme og el). Dit personnummer anvendes alene af forsyningsvirksomheden til at foretage en entydig identifikation af dig. Personnummeret slettes efter det videregivet til forsyningsvirksomhederne.

Derudover kan vi behandle oplysninger om dit personnummer til brug for entydig identifikation af dig som følge af det løbende mellemværende, der er eller vil være mellem dig og Udlejer. Dette betyder, at vi kan benytte dit personnummer til administrative formål for at kunne identificere dig, hvis det er relevant som følge af det kommende eller eksisterende lejeforhold samt andre økonomiske mellemværender mellem dig og Udlejer, herunder såfremt dette er nødvendigt i kreditvurderingssammenhæng eller til brug for identifikation ved tilbagebetaling af evt. depositum og forudbetalt leje i forbindelse med fraflytning.

Retsgrundlaget for vores behandling af personnummer er samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.   

Husordensklager

Hvis en beboer ønsker at klage over en anden beboer, bliver klageren bedt om at opgive en række personoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal endvidere bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte klager om sagen og det videre forløb.

Derudover behandler vi selvsagt oplysninger om den beboer, der klages over, samt eventuelle vidner. Oplysningerne er ligeledes nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal endvidere bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte den indklagede om sagen og det videre forløb.

Som led i håndteringen af klagesager behandler vi følgende oplysninger om klager og eventuelle vidner:

• Navn
• Adresse
• Eventuel e-mailadresse
• Eventuelt telefonnummer
• Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over
• Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over

Om indklagede behandler vi oplysninger om:

• Navn
• Adresse
• Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over
• Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over

Retsgrundlaget for behandling af almindelige personoplysninger (fx oplysninger om navn og adresse, støjgener, tidspunkt for episoden, oplysninger om vidners identitet mv.) er persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Udlejer forfølger den legitime interesse, at behandlingen er nødvendig for at afgøre, om et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Retsgrundlaget for Udlejer behandling af oplysninger om strafbare forhold (fx voldsepisoder) er databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

Hvem har adgang til personoplysningerne

Vores medarbejdere, som beskæftiger sig med udlejning, har adgang til at bruge personoplysningerne. Dog kun i det omfang det er nødvendigt, for at kunne servicere dig som lejer eller for at overholde gældende lovgivning.

Personoplysningerne videregives alene til samarbejdspartnere, som arbejder for os, og har til opgave at varetage nødvendige funktioner for lejeforholdet.

Vi overlader eller videregiver generelt oplysningerne til følgende kategorier af samarbejdspartnere

• Koncernforbundne selskaber og ejendomsadministrationsselskaber
• IT-leverandør (herunder hosting)
• Bankforbindelse (med henblik på håndteringer af betalinger)
• Revisor og advokat
• Håndværksvirksomheder mv. som er engageret af os til at vedligeholde lejemålene
• Forsyningsvirksomheder (vand, varme og el)
• Huslejenævnet eller boligretten (ved konkrete tvister)
• Offentlige myndigheder (hvis det er et lovkrav).
• Ved salg af ejendomme, deler vi oplysninger om ejendommen, herunder oplysninger om eventuelle lejere i et datarum, der stilles til rådighed for køber af ejendomme.

Personoplysningerne vil ikke blive videregivet til samarbejdspartnere uden for EU.

Hvor længe opbevares oplysningerne?

Personoplysningerne gemmes som udgangspunkt så længe du er lejer hos os.

Efter lejeforholdet er ophørt, gemmes personoplysningerne såfremt det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning, herunder hvidvaskloven, bogføringsloven og gældende databeskyttelseslovgivning. Dette indebærer, at personoplysningerne normalt gemmes i op til 5 år efter lejeforholdet er ophørt.

Oplysninger indsamlet via tv-overvågning slettes senest efter 30 dage.

Oplysninger indsamlet i forbindelse med husordensklager opbevares så længe det er nødvendigt for at vurdere og behandle en klagesag. Klagesagerne slettes senest samtidig med, at personoplysningerne relateret til det specifikke lejemål slettes. Vi sletter dog ikke oplysninger, hvis vi er forpligtede efter lovgivningen til at opbevare dem, eller hvis det er nødvendigt af hensyn til retskrav mv., fx i forbindelse med en verserende sag ved boligretten eller som følge af økonomiske udeståender med indklagede.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger:

• Du har ret til at få indsigt i og berigtiget de personoplysninger, som vi behandler om dig.
• Du har ret til at få slettet de personoplysninger, som vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt, at skulle gemme, eller er nødvendige for, at vi kan betjene dig som lejer.
• Ret til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
• Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne
• Du har ret til en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger, hvis du eksempelvis bestrider rigtigheden af oplysningerne, eller gør indsigelse mod behandlingen.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.

I forbindelse med husordensklager bemærkes, at klagere ikke på forhånd kan garanteres anonymitet. Selv når sagen behandles internt i Udlejer vil den, der klages over, kunne få oplyst, hvorfra oplysningerne i klagesagen stammer. Det vil herefter bero på en konkret vurdering, om Udlejer kan undtage klagers eller eventuelle vidners navne.

Du kan sende din anmodning til den ovenfor angivne e-mailadresse. Din anmodning vil blive besvaret hurtigst muligt, og senest én måned efter, at vi har modtaget din anmodning. Ved komplicerede anmodninger kan fristen forlænges med to måneder. Hvis anmodningen er åbenbart grundløs eller overdreven, kan anmodningen afvises, eller der kan opkræves et gebyr.

Klage

Du har mulighed for at klage over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet via e-mailadressen dt@datatilsynet.dk. Se yderligere kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datatilsynet.dk.

Ændring af privatlivspolitikken mv.

Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Derudover bemærkes, at vi forventer at overlade dine personoplysninger til en ny ejendomsadministrator på et senere tidspunkt. I den forbindelse vil du modtage information om nye kontaktoplysninger.